Attention : cet article ne traite pas de mobilité interne au sens ressources humaines du terme, mais de mobilité dans la capacité à effectuer son travail autre part que dans un bureau.
La mobilité, un des changements majeurs du monde du travail exacerbé par la crise du covid et la recherche des employés à un mode de vie qui leur correspond mieux.
Initialement réservée aux commerciaux et ingénieurs terrains pour la réalisation de leur mission et souvent vue, soit comme un privilège, soit comme une contrainte, la mobilité est devenue une norme d’un monde du travail réinventé.
La mobilité c’est aujourd’hui, la possibilité de travailler où on veut et quand on veut, c’est la capacité donnée aux collaborateurs, souvent en déplacement, de faire pleinement et correctement leur travail sans devoir passer obligatoirement par le bureau, c'est le télétravail, le travail lorsqu’on voyage, les coworking spaces, c’est une flexibilité qui est parfois appréciée, parfois boudée et qui parfois est vue comme une contrainte supplémentaire (est-ce vraiment justifié ?).
Vous trouverez dans cet article un ensemble d'éléments sur les origines de la mobilité, ses atouts, ses faiblesses et comment faire en sorte que ce soit une véritable force pour votre entreprise.
Histoire
Le concept de mobilité en entreprise est loin d’être nouveau. Le démarchage porte-à-porte, les chauffeurs, les employés du bâtiment, les médecins itinérants,… beaucoup de métiers ont pour obligations d’être dans un lieu différent tous les jours afin de mener à bien leurs activités.
Ce concept s’est d’autant plus démocratisé depuis l’apparition de l’informatique et plus précisément des ordinateurs, même si les premières politiques de télétravail ont été écrites avant l’apparition du PC (personal computer) avec une première mise en pratique par Nobert Wiener, célèbre inventeur de la cybernétique. Les premières citations apparaissent dans les années 70:
- Le Washington post, en 1972, utilisera pour la première fois le mot “Tele work”
- Jack Nilles, ingénieur à la NASA qui dans son livre publié en 1973 et traitant du compromis entre les transports et la télécommunication ( “the Telecommunications-Transportation Tradeof” ) parle de “telecommuting”.
- Louis Brunel, en 1978, publie “ Des machines et des hommes: télécommunications “ dans lequel le mot “ télétravail “ apparaît.
Et en parlant de PC, IBM a mené en 1979 des tests de télétravail auprès de 5 de ses salariés. L’expérience satisfaisante, IBM continue le développement du télétravail en proposant à une équipe de call center de travailler de chez eux. En 1983, IBM compte plus de 2000 collaborateurs en télétravail. On observe à cette même période en France un très faible nombre d'adeptes, qui profite de la réduction en taille et en prix de certaines technologies comme les imprimantes, le fax et le début de la télématique.
Le phénomène s'accentue dans les années 1990 / 2000 avec l’apparition des start-up tech, lesquelles ayant peu de budget, ne pouvaient pas payer des bureaux et s’installaient donc à domicile ou dans leur garage aider par l’essor d’internet à domicile. Un développement néanmoins ralenti par un grand nombre d’entreprises allant à l’encontre de ces nouvelles méthodes de travail.
En Europe et en France, la législation sur le télétravail sera revue environ tous les 5 ans, en donnant à chaque fois, plus d’avantages aux salariés et de règles aux entreprises. Ces avancées ont permis une meilleure démocratisation du télétravail mais aussi l'apparition et/ou l’accélération de nouveaux concepts, comme le flex office, qui a connu son boom début des années 2010 et les méthodes de travail asynchrone dont on entend aujourd’hui énormément parler avec l’apparition d’outils dédiés.
2020, la crise du covid-19, plus de 80% des employés, globalement tous ceux qui le peuvent, ont pour obligation de travailler de chez eux. Un cyclone sur la tendance du télétravail : les entreprises doivent modifier leur façon de fonctionner en un temps record, le télétravail est une découverte formidable pour certaines personnes qui n’avaient jamais eu l’occasion d’en faire ou qui avaient des a priori. Les confinements se suivent, mais pas de retour à la normale : le monde du travail a changé, irrémédiablement, le télétravail, travailler d’où on le souhaite et donc la mobilité est maintenant la norme, surtout dans certains domaines dans lesquels la compétition autour des talents est rude.
Travail de n’importe où des avantages et des inconvénients.
Vous les connaissez sûrement déjà tous mais peut-être qu’un petit rappel vous aidera dans vos futures négociations d’accord d’entreprise :)
Avantages :
- moins de temps et d’argent perdus dans les transports
Que ce soit en France ou aux Etats-Unis, les études ont évalué les temps de trajet domicile - travail journalier allant de 50 à 68 minutes en moyenne, soit 5 heures par semaine, 20 heures par mois ou environ 9 jours par an ! Un temps libre rendu aux employés pour améliorer leur équilibre vie personnelle et professionnelle et la possibilité d’habiter où on le souhaite avec un télétravail à 100%.
Des économies également ! Certes les chiffres que l’on peut trouver varient mais dans tous les cas, on peut voir une réduction des coûts pour les entreprises : autour de 11 000 dollars par an par rapport à un employé présent sur site (Global Workplace Analytics, rapport de juin 2021), ce qui coïncide avec l’évaluation de l’ARSEG de 2019 qui communique un coût annuel d’un poste de travail de 13 500 euros, grâce à une réduction de l’espace alloué et des dépenses courantes et de la réduction de l’absentéisme et du micro-absentéisme. Génial non ?!
Ces économies sont également visibles chez le salarié, avec ce fameux «13e mois du télétravail».
- donc moins de pollutions sonores et environnementales
Que dit l’Ademe (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie) (rapport de 2020)?
Un bilan provisoire assez encourageant, provisoire car il est nécessaire de prendre en compte les nouveaux usages créés par l’essor du télétravail, tels que les déplacements supplémentaires liés aux loisirs ou l'explosion des meetings avec vidéo, mais pour le moment positif !
“Le télétravail offre un potentiel considérable de réduction de la mobilité avec des effets favorables sur la congestion et les émissions de GES et polluants”.
Le bénéfice environnemental moyen est donc de 271 kg équivalent carbones annuels par jour de télétravail hebdomadaire grâce à une réduction de 69% du volume de déplacement”.
Un bilan qui sera d’autant plus positif si vous réduisez d’autant plus vos réunions ;)
- une capacité de concentration accrue
Fini les interruptions à chaque personne qui dit bonjour le matin, fini les bruits de discussion, de téléphone de l’open space, moins de sollicitations inutiles …
Dans son étude “ Evaluation de l'impact psychologique du télétravail ”, le Centre hospitalier universitaire de Nice citera comme un point à retenir :
“De manière générale, l’impact psychologique du télétravail est positif”
Mais quels peuvent être les inconvénients ?
Beaucoup d’avantages certes, mais également des inconvénients, qu’il faut traiter comme des risques afin de les mitiger et les rendre acceptables !
- l’intégration des nouveaux collaborateurs
- une nouvelle façon de travailler
- des risques de sécurité exacerbés
Multiplication des lieux où des informations de l’entreprise est consultable, des appareils avec des accès aux serveurs de l’entreprise dans la nature à tout moment, pas de certitude de qui est derrière l’écran. Tels sont les risques liés à la mobilité. Des risques pouvant avoir des conséquences graves sur votre entreprise. Rappelons que 90% des problèmes de sécurité sont causés par des humains et qu’un seul appareil est suffisant pour pirater une entreprise entière, ainsi il est primordial de travailler sur ces risques pour plus de sérénité au quotidien.
- le temps de travail, la communication et cohésion d’équipe dépendante de la politique d’entreprise
Attention une autre conclusion du Centre hospitalier universitaire de Nice dans son étude “ Evaluation de l'impact psychologique du télétravail ” demande de veiller au respect des temps de travail des télétravailleurs et de ne pas négliger la cohésion d’équipe :
“L’augmentation du temps de travail et la dégradation des relations interpersonnelles sont préoccupants”
Télétravailler ne veut pas dire introduire son travail dans sa sphère privée à tout moment, le droit à la déconnexion est une obligation pour les entreprises et un devoir pour les employés.
- des risques portant sur la cyber-sécurité exacerbé par la décentralisation
Les ordinateurs portables, smartphones, tablettes éparpillées partout où vos employés travaillent, lorsqu’ils se déplacent, amplifient les risques de sécurité informatique. D’une part, la probabilité de se faire voler son appareil ou de se connecter sur un wifi public frauduleux est multipliée par le nombre d'employés autorisés à faire de la mobilité. D’autre part, la capacité de gérer vos appareils lorsqu'ils sont sur le réseau d’entreprise disparaît : vous n’avez donc plus la capacité de forcer des mises à jour ou de bloquer les appareils.
- une nécessité de revoir sa façon de travailler et ses outils, qui ne sont plus adaptés
Le tableau blanc, le tableau d’affichage, les documents papier… tous ces outils et/ ou moyens de communication que vous utilisiez sont maintenant inadaptés. Avoir des employés en distanciel demande une refonte de votre approche du travail avec des outils de communication, de travail collaboratif sur le web mais également une conduite du changement pour que ces nouveaux outils soient adoptés par vos employés en distanciel mais surtout en présentiel.
- des temps de gestion informatique drastiquement rallongés si le département est mal dimensionné ou ne peut pas se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée
Résoudre un problème informatique à distance, avec à l’autre bout du fil un collaborateur n’étant pas très à l’aise avec l’informatique, sans capacité de prise en main… compliqué non ? L’informatique au sens large est de nos jours, et pour une majorité des entreprises, la colonne vertébrale, un outil qui permet de structurer, de soutenir, de coordonner l’évolution de votre entreprise. Alors pourquoi ne pas s’assurer d’avoir une colonne vertébrale solide avec des processus de gestion automatisés, documentés et des outils qui viennent vous aider à fluidifier toutes ses articulations. Lesquels ? On y vient !
Quels éléments sont déterminants pour le passage à une mobilité réussie en entreprise ?
Si on devait résumer : “une capacité à travailler comme si on était au bureau”.
Si l’on rentre un peu plus en détail, on vous conseille :
- un réseau adapté
Dans votre entreprise évidemment, avec une ligne fibre dédiée ou même deux pour assurer une redondance. Un VPN (sur infrastructure privée) pour vous connecter à distance aux données de l’entreprise.
Et pour vos employés en télétravail, s’assurer qu’ils ont une connexion internet suffisante afin qu'ils puissent travailler de façon fluide.
- des équipements matériels adaptés / des équipements informatiques en fonction des besoins
Selon le métier, la fréquence de déplacement, les besoins en ressources de calculs, fournissez à vos employés des appareils qui répondent à leurs besoins. Une tablette peut aujourd’hui être suffisante pour vos équipes commerciales volantes. Un ordinateur portable 12 pouces pour votre développeur
- des applications qui vous aident à mieux communiquer et travailler
- un personnel formé aux risques
- un système informatique calibré, configuré et surveillé
- une capacité d’intervention à distance
- le déploiement et la gestion automatisée de tous vos appareils
- des méthodologies de connexion et d’authentification nouvelle génération
- la sécurité comme leitmotiv
- l’intégration des télétravailleurs dans la vie et les décisions de l’entreprise
- attention aux meetings avec bcp de monde avec des discussions croisées, un son médiocre...
En conclusion, la mobilité a changé la donne pour la main-d'œuvre moderne, facilitée par une infrastructure informatique et une connectivité avancées. En tirant parti de la technologie et en mettant en œuvre des stratégies informatiques solides, les organisations peuvent permettre à leurs employés de travailler de n'importe où, d'accroître leur productivité, d'accéder à des talents internationaux et d'assurer la continuité de leurs activités dans un monde de plus en plus interconnecté.
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