Chaque nouvel employé de l'entreprise passe par une phase d'adaptation, se transformant progressivement d'un étranger en un membre à part entière de l'équipe.
Alors que les grandes entreprises ont mis en place des processus d'onboarding bien établis, les PME sont confrontées à des défis particuliers. L'absence de services informatiques dédiés ou une main-d'œuvre limitée, combinée à une série de tâches chronophages, peuvent compliquer l'expérience d'onboarding. Toutefois, la mise en œuvre de lignes directrices simples permet de simplifier ce processus et de le rendre plus efficace.
Comment préparer votre parc informatique pour que le processus d'onboarding d'un nouveau collaborateur soit le moins pénible possible pour toutes les parties ?
Avant l'onboarding : une liste de contrôle
Une préparation efficace doit commencer avant même le premier jour de travail du nouvel employé. En suivant quelques règles simples, les entreprises peuvent jeter les bases d'un processus d'onboarding réussi et aider les nouveaux employés à se sentir bien accueillis et moins stressés dès le départ.
- Préparer le poste de travail : Configurez l'ordinateur de l'employé, installez les logiciels nécessaires et configurez l'accès aux réseaux, à la messagerie électronique et aux systèmes de l'entreprise. Cela permet de s'assurer qu'ils disposent des outils nécessaires pour démarrer.
- Communiquer les politiques informatiques : Partagez les informations importantes concernant les protocoles de sécurité, le traitement des données et l'utilisation acceptable des technologies. Fournissez à l'employé toute formation ou ressource nécessaire pour garantir le respect de ces politiques.
- Créez des comptes : Créez des identifiants de connexion pour les systèmes internes, les logiciels et les outils dont l'employé aura besoin dans l'exercice de ses fonctions. Cela leur permet d'accéder sans délai aux ressources pertinentes.
Les 1ere et 3eme étapes sont évidemment automatisables grâce à des solutions comme Bravas !)
Pendant l'onboarding : une liste de contrôle
Compte tenu des ressources limitées des PME, il est impératif que les petites entreprises accordent la priorité à un processus d'onboarding efficace, car elles n'ont pas le luxe de répéter fréquemment le processus d'embauche comme le font les grandes entreprises.
Il est essentiel d'établir une relation de travail solide avec les nouveaux employés, car cela contribue non seulement à leur expérience positive, mais pose également des bases solides pour la croissance globale de l'entreprise. Pour y parvenir, il est essentiel que les PME mettent en œuvre certaines mesures qui favorisent l'engagement, une communication claire et l'alignement sur les objectifs et les valeurs de l'entreprise.
- Fournir une orientation technologique : Familiarisez le nouvel employé avec les principaux systèmes, logiciels et outils avec lesquels il travaillera. Proposez-lui une brève session de formation ou fournissez-lui des ressources en libre-service pour faciliter sa compréhension et sa transition.
- Proposer des canaux d'assistance : Veillez à ce que le nouvel employé sache comment obtenir une assistance informatique et fournisse les coordonnées du service d'assistance informatique ou d'un personnel spécialisé. Ils se sentiront ainsi soutenus et seront encouragés à demander de l'aide en cas de besoin.
- Meilleures pratiques en matière de mots de passe et de sécurité : Souligner l'importance de mots de passe forts et uniques et encourager l'utilisation de gestionnaires de mots de passe. Sensibilisez les employés aux menaces de sécurité courantes, telles que l'hameçonnage, et à la manière de les reconnaître et de les signaler. Cela permet de protéger les actifs et les informations sensibles de l'entreprise.
- Authentification multifactorielle (MFA) : Promouvoir l'utilisation de l'MFA pour renforcer la sécurité des comptes et réduire le risque d'accès non autorisé. Cette couche supplémentaire de protection renforce encore le dispositif de sécurité de l'entreprise.
Encore une fois les mots de passe et le MFA sont de solutions classiques à cadrer lorsqu'aucune solution de gestion d'identité comme Bravas n'est mise en place.
Après l'onboarding : fournir une assistance informatique
Le maintien de l'assistance informatique au-delà de la période initiale d'onboarding est crucial pour la réussite à long terme de l'employé. Comme les petites entreprises ne disposent pas toujours d'un service informatique spécialisé, il est important de mettre en place des mécanismes permettant de résoudre les problèmes techniques et de fournir une assistance en cas de besoin. En accordant la priorité à l'assistance informatique permanente, les PME peuvent favoriser un environnement de travail positif et donner à leurs employés tous les outils nécessaires à leur productivité.
- Rétroaction des employés : Encouragez l'employé à donner son avis sur le processus d'intégration et les systèmes informatiques. Utilisez ce retour d'information pour améliorer les futures expériences d'onboarding et optimiser l'infrastructure et les services informatiques.
- Évaluation des performances : Utilisez les outils et systèmes informatiques pour suivre et évaluer les performances de l'employé, en lui offrant un retour d'information constructif pour l'aider à se surpasser. Cela permet d'établir des attentes claires et d'encourager le développement professionnel.
- Contrôles réguliers : Planifiez des réunions de suivi avec le nouvel employé afin d'aborder toutes les questions ou difficultés liées à l'informatique auxquelles il peut être confronté. Cette approche proactive permet de répondre à leurs besoins d'assistance en continu.
Un processus d'onboarding solide permet non seulement d'améliorer la productivité, mais aussi de favoriser un environnement de travail positif et d'ouvrir la voie à une réussite à long terme, tant pour l'employé que pour l'entreprise.
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